Info om mulighed for mødeafholdelse

(Artiklen er opdateret den 28. september 2020)

Ministeriet har forlænget de midlertidige regler på boligområdet til 15. december 2020 med visse tilpasninger. Det betyder, at de normale afdelingsmøder som udgangspunkt kan og skal afholdes. Og ligesom de udskudte afdelingsmøder fra foråret. Og ligeså de udskudte repræsentantskabsmøder fra foråret og de normale i september.

Afdelingsmøder

Hovedreglen er, at møderne skal afholdes. Men hvis forsamlingsforbuddet hindrer afholdelse af mødet, kan boligorganisationen beslutte at udskyde eller aflyse mødet, men så snart det er muligt skal et udsat møde indkaldes med de normale fire ugers varsel. Forsamlingsforbuddet siger maksimalt 500 mennesker og minimum 2 m2 til hver person i lokalet, hvor personerne skal sidde ned under mødet. De siddende skal sidde på faste pladser og alle sidde i samme retning op mod scene eller panel eller lignende. Der skal bæres mundbind til og fra den faste plads, mens mundbind kan tages af, når man sidder ned.

Tilmeldingspligt

For at gøre det lettere at afholde møder og lettere at planlægge og have egnet lokale, så siger de midlertidige regler nu, at man kan kræve forhånds tilmelding til møderne 2 uger før. Og dermed kan man beregne, hvor stort lokalet skal være for at rumme de tilmeldte. Og man kan lovligt afvise ikke tilmeldte i døren (hvis det er nødvendigt). Tilmeldingspligten passer med, at tilmelding skal ske samtidigt med fristen for indkomne forslag.

Fuldmagt

De midlertidige regler giver pligt til at give mulighed for at stemme ved fuldmagt. Dette af hensyn til de svage beboere. Fuldmagtsmuligheden er kun gældende i perioden til den 15. december og fuldmagtsmuligheden skal fremgå af indkaldelsen. Det er nu indsat i reglerne, at antallet af fuldmagter kan begrænses helt ned til, at hver husstand kun kan bære én fuldmagt.

Repræsentantskabsmøder

Hovedreglen er, at repræsentantskabsmøderne skal afholdes. Men hvis forsamlingsforbuddet hindrer afholdelse af mødet, kan boligorganisationen beslutte at udskyde mødet, men så snart det er muligt, skal det udsatte møde indkaldes med de normale 4 ugers varsel. Forsamlingsforbuddet siger maksimalt 500 mennesker og minimum 2 m2 til hver person i lokalet, hvor personerne skal sidde ned under mødet. 

Ved repræsentantskabsmøder gives der også mulighed for tilmeldingspligt.

Derudover gives der mulighed for, at emner, som kræver repræsentantskabets stillingtagen kan sendes til urafstemning blandt repræsentantskabsmedlemmerne.

Valgperioder: De valgte, der har fået forlænget valgperioden, der hvor der er aflyst valgmøder, er fortsat valgte. Der er ikke krav om nye valgmøder, før næste ordinære møde næste år. Hvis I har udskudt møderne (i stedet for at aflyse), så skal I planlægge møderne og indkalde som om det var ordinære møder (fire ugers frist for afdelingsmøder og repræsentantskabsmøder).

Budgetter og varslinger: Der kan ske varsling af årsbudgetterne for afdelingerne, hvis lejestigningen er under 2 procent, uden beboer godkendelse, men med selskabsbestyrelses godkendelse, hvis afdelingsmødet aflyses eller udskydes.

Urafstemning: Boligorganisationen kan beslutte urafstemning i en afdeling uden forudgående afdelingsmøde, hvis det er nødvendigt i perioden frem til 15. december 2020.

Tilpasning af indkaldelse med tilføjelse om tilmelding og fuldmagt

Det er nødvendigt, at indkaldelsen/dagsordenen til afdelingsmødet får tilføjet betingelsen om tilmelding og konsekvensen af ikke at tilmelde sig (risikerer at blive nægtet adgang til mødet) samt muligheden for i denne særlige midlertidige periode at stemme ved fuldmagt.

Fuldmagten skal med ud sammen med dagsordenen fire uger før mødedatoen. Fuldmagten er en standard fuldmagt, der siger, at beboeren giver en anden beboer ret til at modtage stemmesedler og afgive stemmer på vegne af beboeren. Den nærmere instruktion fra den beboer, der giver fuldmagten (fuldmagtsgiver) til den der skal bære fuldmagten (fuldmagtshaver) er helt op til dem selv. Det vil sige, at det skal de selv sørge for at aftale, og det vil ikke skulle fremgå af fuldmagten. Fuldmagten skal bruges til, at vedkommende kan få stemmesedlerne i døren ind til afdelingsmødet.

For jer der har møder i de kommende måneder:

Administrationsafdelingen vil kontakte jer, der har møder i de kommende måneder, og aftale nærmere. Ligesom vi er behjælpelige med dagsordenen med de nye tilføjelser, og vi har en standard fuldmagt, der kan anvendes.

Læs mere i denne BL info